He estado trabajando en la AECID por treinta meses ocupando el puesto de jefe de Área de Contratación Pública.
Unos meses intensos en los que he intentado entender a la organización para adquirir cierta conciencia organizativa, y así, realizar mi trabajo lo mejor posible.
Ahora es el momento de realizar balance.
He tramitado todos los expedientes de contratación que he podido, aunque no me he limitado a la mera gestión o administración de las compras.
Carmen Castañón Jiménez , la Secretaria General, me encargó organizar y mejorar la gestión de las compras públicas (contratos y encargos) de la Agencia.
Para ello, además de gestionar muchos expedientes, he intentado implementar mejoras en el proceso de compra.
Estratégicamente lo que he que he perseguido ha sido incrementar el nivel de profesionalización de las personas de la Agencia afectadas por los procesos de compra pública, es decir, del personal del Área de Contratación y de todas las personas que tienen que participar en un proceso de compras como unidades promotoras, tanto en sede como terreno.
Para ello he intentado:
- Generar, gestionar, y transferir un conocimiento especializado en la compra púbica de la AECID.
- Incrementar la comunicación interna con mis unidades promotoras.
- Normalizar procesos de trabajo, procedimientos y documentos.
- Digitalizar el proceso de compra.
La AECID. Entornos de gestión diversos y muy complejos.
Digo que lo he intentando porque el entorno de la AECID es diverso y muy complejo.
Una parte de la gestión de sus contratos es la normal; la otra es la contratación de necesidades en el "terreno" según la Disposición Adicional 1ª de Ley para la contratación en el extranjero.
Además de combinar dos regímenes legales de gestión hay que adquirir cierta conciencia de cómo funcionan los países en desarrollo con los que la Agencia colabora.
37 países en desarrollo cada uno de ellos con su legislación mercantil, fiscal, laboral, social, de protección al medio ambiente, ..., sus propios usos y costumbres y su actual situación socio-económica.
Cada uno de su padre y de su madre.
Diversidad de entornos.
Proyectar contratos en países en desarrollo (concesión de la cafetería del centro cultural de México; obras de reforma en el centro cultural de Lima; digitalización de los cuatro centros de formación en Antigua, Santa Cruz de la Sierra, Uruguay y Cartagena de Indias; la compra de un vehículo blindado en Haití,...) es muy complejo.
Aún son más complejos los contratos que se precisan para implementar proyectos de cooperación delegada con fondos de la Unión Europea (proyecto anticorrupción en Mozambique).
El lunes 17 de julio de 2023 mantuve una ultima videoconferencia con la OCE de Cuba para volver a proyectar los contratos para implementar el proyecto “Apoyo a la cadena productiva del cacao en el oriente rural. Suplemento post huracán MATTHEW. CAP GUATÁNAMO”
Comentó Salvador Muñoz que se tramitó una 1ª licitación de dos negociados sin publicidad que quedó desierta; en la 2ª se presentaron ofertas pero se tuvieron que excluir porque no se cumplieron ciertas formalidades sobres cerrados, ...; en la 3ª el plazo de cobertura del mandamiento de pago a justificar venció y no se habían llegado a adjudicar los contratos.
Los contratos en el extranjero conllevan un "plus" de complejidad; si esos países están en desarrollo hay que añadir "otro plus" de complejidad. Como comentaba Salvador en la actualidad en Cuba hay tres tipos de cambios del euro al peso cubano. Dos oficiales uno a 25 y otro a 130 pesos; y luego, el cambio en la calle que puede alcanzar los 220 pesos.
El martes 18 de julio de 2023 tuve otra reunión con José Antonio Mancebo para proyectar contratos de energía fotovoltaica en Panamá para implementar un proyecto de energías renovables de 7 millones de euros. El primer escollo es analizar e identificar el mercado de las energías renovables en un país en desarrollo.
Diversos entornos para comprar. Todos ellos muy complejos.
Conocimiento especializado en compra pública.
La única forma de poder mejorar las compras, en sede y en terreno, es incrementar el nivel de profesionalización en compra pública (competencias específicas y genéricas) de las personas que intervienen en ese proceso de trabajo. Fundamentalmente las personas de las unidades promotoras y las que trabajan en el Área de Contratación.
Quizá llegue el día que con inteligencia artificial (llega Bard, la competencia a chat GTP) no se precise un adecuado nivel de cualificación de las personas, pero en la actualidad y en un entorno tan complejo y diverso como el de la Agencia la única forma de incrementar el rendimiento de los procesos de compra es incrementar el nivel de cualificación de las personas que trabajan en compra pública.
Obviamente el presupuesto es que existan personas suficientes a las que cualificar. Dada la precaria situación del Área de Contratación y partiendo del Marco común de la Unión Europea de competencias en contratación pública elaboré una Matriz de competencias específicas y genéricas de las personas a adscribir al Área de Contratación. que sirviera de base para la selección y profesionalización del personal del Área.
Desde el primer día empecé a pensar como incrementar ese nivel de cualificación y en cómo hacerlo de una forma segmentada y personalizada (sigo pensando que PECoP con sus dos motores de profesionalización era una buena idea).
Al principio lo intenté por mi cuenta con foros privados de internet; buscando un entorno de productividad para la Agencia; diseñando un WordPress, ... hasta que el Departamento de Tecnología y Sistemas de la Información me dio la herramienta "oficial". El entorno oficial de productividad fue el 365 que integra OneDrive, Teams, SharePoint, ...
Me hubiera gustado más otro entorno de productividad, otras herramientas, pero... hay que adaptarse.
La herramienta que más me llamó la atención en el entorno 365, quizá porque no sabía qué hacer con élla ni cómo manejarla, fue SharePoint, una especie de navaja suiza que me tenía que servir para atender a esa necesidad de generar, gestionar y transferir un conocimiento especializado en la compra pública de la AECID.
Lo que quería era generar una especie de blog sobre compras en la intranet de la Agencia que sirviera para aprender, para compartir, para comentar, para... (obviamente la experiencia de www.compraspublicaseficaces.com también ha sido determinante).
El blog, hecho en el SharePoint, atiende a esas necesidades de generar, gestionar y transferir el conocimiento.
En la Agencia hay mucha rotación del personal. Muchas personas se van y se llevan todo su conocimiento. Como yo también sabía que un día me tenía que ir de la Agencia, desde que llegué me puse a preparar mi salida de la Agencia y, en consecuencia, a preparar la transferencia del mayor conocimiento posible de la mejor forma posible.
Esta cuestión la aprendí en el Congreso Internacional EDO, vía Carlos Mª Suso del Instituto Andaluz de las Administraciones Públicas cuando presentó el programa Mentoreo. Una experiencia de Gestión del Conocimiento entre directivos. En el congreso compartí espacio con José A. Latorre, Jesús Martínez, Lola Artaiz ... todos especialistas en el interesantísimo asunto de la gestión del conocimiento. Por mi parte, presenté otro proyecto: la wikicontratación.
Dejo en la intranet de la Agencia cerca de 52 páginas actualizadas sobre los temas que pueden interesar a las personas que tienen que trabajar en compra pública. He intentado escribir con un lenguaje claro y sencillo sin mucha carga "jurídica". Las páginas están categorizadas para agilizar la búsqueda. Todas ellas permiten comentarios y la retroalimentación de otras personas.
Siempre escribo desde mi "silo de conocimiento" y lo que escribo debe ser corregido o mejorado por unidades promotoras con conocimientos técnicos, económicos, tecnológicos, ... Los comentarios sirven para esto. Los comentarios sirven para romper los silos del conocimiento como, hace tiempo, me enseñó Eugenio Moliní.
Comunicación interna
Otro problema que tenía que intentar resolver era cómo comunicarme con las personas de mis unidades promotoras en sede y en "terreno" (53 unidades promotoras en 37 países).
Venía de trabajar intensamente en PECoP, un entorno digital.
La época de pandemia me hizo incrementar, aún más, mis competencias digitales.
Fue Gerardo Bustos Petrel y antes Jaime Dominguez Macaya-Laurnaga quienes me indicaron ese factor clave que se debe gestionar adecuadamente para evitar determinados riesgos en la implementación de los cambios: la comunicación interna.
El entorno de productividad 365 incluía Teams una herramienta avanzada para comunicarse. En Teams creé un equipo de compras y un chat privado para centralizar la comunicación con la asistencia técnica de apoyo al Área.
El equipo de compras creado ha incluido a 169 personas de forma segmentada según sus funciones en la agencia: Asesoría Jurídica; DGEFP; unidades promotoras sede; unidades promotoras terreno; ....
Todas las personas que están en el equipo de Teams son incluidas, automáticamente, en la intranet del Área accediendo al blog, a modelos, ...
Con Teams, y antes Zoom, Meet, …, he mantenido reuniones de trabajo con todas las unidades promotoras que me lo han solicitado.
La segmentación sirve para comunicarse únicamente con determinados perfiles profesionales.
Quizá se nos haya escapado algún correo de más, pero manejar Teams con destreza exige tiempo y errores.
Normalizar procesos, procedimientos y documentos.
Refundir los documentos inicio del expediente, de 7 a 2 documentos para el contrato de servicios y a 1 para el contrato de suministro. 😃
Pliego tipo de suministro de vehículos en UCE. 😃
Pliegos tipo de contratos de servicios y suministros en España. 🤢
Mapas de procesos de trabajo en la AECID (19) en una pizarra digital. 😃
Guía de contratos menores.😃
Normalizar modelos de gestión para el Área, unidades promotoras en sede (40 documentos) y en el extranjero (16). 😃
Proyectar el primer sistema dinámico de adquisición servicio de comunicación de la AECID.🤢
Nuevo pliego de cláusulas administrativas para contrato de servicios y procedimientos abierto, abierto simplificado y abierto simplificado abreviado.😃
Despedida.
Además de gestionar, he intentado ordenar y mejorar la gestión de las compras en la AECID.
He intentando dirigir la compra pública de la AECID.
Como diría Manuel Caño Gómez, con más voluntad que acierto.
Empiezo.
- Profesionalizar a unidades promotoras.
- Comunicación interna.
- Trabajo colaborativo.
- Normalización y simplificación de procesos.
- Digitalización intensa.
