viernes, 30 de mayo de 2008

Pliego de Cláusulas. Forma de participar III.

Para acabar la redacción de las cláusulas del pliego relativas a la forma en que las empresas deben de participar hay que regular:
  1. La compulsa de documentos, bastanteo de poderes y otras gestiones administrativas.
  2. El lugar de entrega de la documentación.
  3. El plazo de entrega de la documentación.
  4. Los efectos de la presentación de la oferta.
  5. La recuperación de la documentación presentada.
  6. Medios de información y comunicación con las empresas.

3.9.- Gestiones administrativas necesarias para la contratación: Compulsa de documentos. Bastanteo de poderes. Gastos que origina la licitación.-



1. Compulsa de documentos.

Ya sabemos que los licitadores deben cumplir una serie de requisitos para contratar con el sector público (art. 43.1º de la Ley de Contratos del Sector Público, en adelante LCSP) y para ello deben de presentar los documentos correspondientes (art. 130).

Los documentos que presenten los licitadores podrán ser tanto documentos originales o como copias compulsadas. Para enterarme de lo qué es una copia compulsada y cuándo y quién puede compulsar he encontrado un artículo de Mª Esperanza Serrano Ferrer y he extraído las siguientes conclusiones:


  1. Hay que distinguir las copias auténticas de las copias de documentos.
  2. La copia auténtica es el documento público expedido por el fedatario (interviene la fe pública del Secretario de la corporación) que tiene valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al documento original y puede presentarse con efectos probatorios plenos, de acuerdo con el art. 319.1º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil y el art. 46 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (en adelante Ley 30/92).
  3. La compulsa de documentos es el resultado de una operación de cotejo de documentos (comparar original y copia) que realiza el funcionario que los recibe (art. 35 c), art. 38.5º y art. 70.3º todos ellos de la Ley 30/1992 y el art. 158 Real Decreto 2568-1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales.
  4. Tanto la copia auténtica como la compulsa de documentos debería circunscribirse al ámbito de actuación de la propia organización.
Teniendo en cuenta lo leído, las empresas que liciten deberán presentar su documentación mediante documentos originales o mediante copias compulsadas. En este caso, la compulsa del documento la realizará por el funcionario que recibe la documentación debiendo presentarse para ello el documento original y su copia. Las copias de documentos compulsadas por funcionarios que no pertenezcan al órgano de contratación no serán admitidas.

2. Bastanteo de poderes.

A las licitaciones convocadas pueden acudir personas físicas o jurídicas (sociedades, asociaciones, fundaciones..). Cuando quién licite sea una persona jurídica será necesario bastantear los poderes de sus representantes, salvo que dicha gestión ya se hubiese hecho y los poderes no hubieren sido modificados.

El bastanteo de poderes es un documento que acredita que las facultades o poderes de una o varias personas físicas son suficientes para actuar en nombre y representación de una determinada persona jurídica en la realización de las actuaciones necesarias entre el licitador y el órgano de contratación.

El bastanteo de poderes se podrá hacer por abogado colegiado o por el personal cualificado del órgano de contratación.

3. Gastos que origina la licitación.

Participar en las licitaciones que se convocan puede acarrear a las empresas que licitan una serie de gastos:


  1. La obtención de cierta información puede estar sujeto a su pago.
  2. La compulsa de documentos o el bastanteo de los poderes puede generar la correspondiente tasa.
  3. Los correspondientes a la recogida de la documentación depositada.
  4. El anuncio de licitación en el Boletín Oficial correspondiente será satisfecho por el adjudicatario del contrato (art. 67.2º g) del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, en adelante RD 1098/2001).
3.10.- Lugar de presentación de la documentación.

Legalmente, dos son los lugares establecidos para presentar la documentación necesaria para licitar: el órgano de contratación o la oficina de Correos, según el art. 80 del RD 1098/2001.

Según establece el art. 80.4º del RD 1098/2001, en el caso de que se haya depositado la documentación en la oficina de Correos, sólo se admitirá dicha proposición, como ha reiterado el informe 61/2007, de 24 de enero de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, cuando el interesado el mismo día en que haya despositado la documentación en la oficina de Correos:


  1. Anuncie el envío de la documentación - mediante fax, telex o telegrama – al Órgano de Contratación y
  2. remita el resguardo correspondiente dónde conste la hora y la fecha de imposición del envío en la Oficina de Correos.
3.11- Día y hora de presentación de las proposiciones.
El plazo que tienen las empresas para presentar sus proposiciones está en función de las siguientes variables:
  1. El régimen jurídico aplicable al contrato en función de su cuantía, sujetos o no sujetos a regulación armonizada, (art. 143).
  2. Que se haya publicado el anuncio de información previa de la licitación en el Diario Oficial de la Unión Europea (art. 125 y art. 143).
  3. Que se utilicen medios de comunicación electrónicos en la tramitación de las licitaciones (art. 143, art. 148.1º y art. 151.1º).
Cuando NO tengamos que recurrir a la regulación armonizada los plazos siguen siendo los mismos, según el art. 143.2º:
  1. Más de 26 días para los contratos de obras y de concesión de obras públicas.
  2. Más de 15 días para el resto de contratos.
En el caso de que tuviéramos que recurrir a la regulación armonizada los plazos pueden variar en función de diversas variables:
  1. 52 días desde la fecha del envío del anuncio del contrato a la Comisión Europea (art. 143.1º).
  2. 47, si facilitamos los pliegos y la documentación por medios electrónicos (art. 143.1º y art. 151.1º).
  3. 45, si los anuncios se preparan y se envían por medios electrónicos (art. 143.1º y art. 148.1º).
  4. 40, si hacemos las dos cosas, es decir, utilizamos los medios electrónicos para enviar los anuncios y facilitar la documentación (art. 143.1º).
  5. 36, si se ha realizado el anuncio previo de la licitación en el DOUE (art. 143.1º).
  6. 22, si el anuncio de información previa se ha enviado para su publicación antes de los 52 días y dentro de los meses anteriores a la fecha de envío del anuncio de licitación (art. 143.1º).
  7. Estos plazos de 36 ý 22 días, también se pueden reducir en 5 y/ó 7 días dependiendo de si facilitamos los pliegos y la documentación por medios electrónicos y de si los anuncios se preparan y se envían por medios electrónicos.
En consecuencia, habrá que tener claro todo este guirigay para saber con exactitud cuándo finaliza el plazo de presentación de las proposiciones en las licitaciones que se sujeten a la regulación armonizada.
Además, y con carácter general hay que saber que:
  1. Los días se computan en días naturales (D.A.15ª).
  2. Se cuentan desde la publicación del anuncio del contrato (art. 143.2º).
  3. Si el último día del plazo fuera inhábil, el plazo se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente (D.A.15ª).
En el procedimiento negociado sin publicidad las ofertas sólo se presentarán en el plazo indicado en las invitaciones que se remitan.
La documentación deberá presentarse en los lugares indicados en la cláusula anterior antes de las 14:00 horas del último día de presentación de proposiciones.

3.12- Efectos de la presentación de proposiciones y ofertas.

Como ya vimos en su momento los contratos del sector público son contratos de adhesión, y consecuencia de ello, es que la presentación de proposiciones y ofertas a las licitaciones convocadas, presume la aceptación incondicionada por el empresario del contenido de la totalidad de dichas cláusulas sin salvedad alguna, como dice el art. 129.1º.

Si bien en la anterior normativa la exigencia de garantía provisional era lo normal (antiguo art.35.1º), la LCSP ha previsto lo contrario. Lo normal es no exigir garantía provisional para licitar y, la excepción es hacerlo, considerando las circunstancias concurrentes en cada contrato (art. 91.1º).

La LCSP, para compensar los efectos de la nueva regulación, ha reforzado las medidas para asegurar la seriedad de los licitadores estableciendo que se puede sancionar al licitador que:


  1. Hubiera incurrido en falsedad en la declaración responsable acreditativa de no estar incurso en ninguna causa de prohibición o al facilitar cualesquiera otros datos relativos a su capacidad y solvencia, o haber incumplido, por causa que le sea imputable, la obligación de comunicar la información legalmente prevista, con la prohibición de contratar con el Sector Público por un plazo de hasta cinco años (art. 49.1º e)).
  2. Hubiere retirado indebidamente su proposición o candidatura en un procedimiento de adjudicación, o hubiere imposibilitado la adjudicación definitiva del contrato a su favor por no cumplir, mediando dolo, culpa o negligencia, las obligaciones que como adjudicatario provisional le incumben dentro del plazo señalado, con la prohibición de contratar con las Administraciones Públicas por un plazo de hasta dos años (art. 49.2º d)).
3.13.- Recuperación documentación presentada.-

La documentación administrativa y técnica depositada puede ser recuperada, a su costa, por los licitadores no adjudicatarios, una vez el acuerdo de adjudicación definitivo del contrato haya devenido firme.

Transcurrido un mes desde que el acuerdo de adjudicación definitivo haya devenido firme, sin que la documentación haya sido formalmente solicitada, toda la información que sobre la licitación se haya almacenado en cualquier soporte o se haya reproducido por cualquier procedimiento se destruye.

3.14.-Información y comunicación con empresas y contratistas.

Toda la información y documentación necesaria para licitar se facilita gratuitamente por el órgano de contratación a través de los departamentos correspondientes y de su perfil de contratantes.
El perfil de contratante del órgano de contratación, según el art. 42.2º, se puede utilizar para facilitar:
  1. Los pliegos de cláusulas administrativas particulares y de prescripciones técnicas.
  2. Modelos de declaraciones y documentos que las empresas deben presentar (proposiciones, declaraciones de no estar incurso en ninguna prohibición para contratar, compromiso de constituir una unión temporal de empresas...).
La utilización del perfil de contratante presenta ciertas complicaciones, a las que seguidamente me referiré.
En cuanto a los medios de comunicación, vuelvo a recordar que la LCSP, como dice en su Exposición de Motivos, ha “optado por la plena inserción de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el ámbito de la contratación pública, a fin de hacer más fluidas y transparentes las relaciones entre los órganos de contratación y los operadores económicos”.
En consecuencia, además de los tradicionales medios (correo, fax, telegrama, boletín) para los documentos en soporte papel, se reconoce la posibilidad de utilizar medios electrónicos para los documentos en soporte electrónicos, así se pueden:
  1. Presentar un certificado electrónico de inscripción en el Registro de Licitadores y Empresas Clasificadas (art. 130.3º).
  2. Constituir las garantías, provisionales o definitivas, (art. 84.3º).
  3. Licitar electrónicamente, bien mediante las subastas electrónicas (art. 132), bien mediante los sistemas dinámicos de adquisición (art. 184.3º).
  4. Presentar por medio electrónico cualquier referencia hecha a un documentos escrito (D.A. 19ª 1º h) o, en un futuro próximo, presentar sus facturas electrónicamente (D.A.19ª segundo).
Otra novedad es que la LCSP también reconoce la posibilidad de utilizar el teléfono como medio de comunicación para la presentación de solicitudes de participación, en cuyo caso el solicitante que utilice este medio deberá confirmar su solicitud por escrito antes de que expire el plazo fijado para su recepción (D.A.18ª cuarto).
La utilización de los medios electrónicos de comunicación además de otras muchas cosas requiere el cumplimiento de ciertos requerimientos legales. La firma electrónica reconocida (D.A. 19ª f), el sellado de tiempo (art. 42.3º), las sedes administrativas y los registros electrónicos, son figuras que hay que desarrollar e implantar para poder utilizar legalmente los medios electrónicos y éstas son cuestiones bastante complejas cuya solución se mueve en el largo plazo.
En consecuencia, y ya que en ciertos casos podemos limitar (art. 84.3º y art. 130.3º) en los pliegos de cláusulas el uso a determinados medios de comunicación, tendríamos, en función de nuestro nivel de implantación de las tecnologías:
1. El perfil del contratante.
En el cual deberíamos publicar los anuncios de licitación (art. 126.4º), de la adjudicación provisional (art.42.3º y art. 135.3º) y de la definitiva (art. 138.1º). hacerlo debidamente, con las firmas electrónicas reconocidas (D.A. 19ª f) y acreditando el sellado de tiempo de lo publicado (art. 42.3º).
Además, podemos utilizar el perfil de contratante para publicar cualquier otro documento, (pliegos de cláusulas administrativas particulares, pliegos de prescripciones técnicas, proyectos de obras, requerimientos a las empresas en la fase de licitación o requerimientos al contratista en la fase de ejecución, fecha y hora de apertura de ofertas económicas…). No obstante, siempre que el documento produzca efectos jurídicos deberá incorporar, para ser válido, la firma electrónica reconocida del funcionario o empleado público competentes (D.A. 19ª f).
2. Boletín Oficial de la Provincia y Boletín Oficial del Estado y demás Diarios Oficiales.
El anuncio de información previa (art. 125) y el anuncio de licitación (art. 126.1º) se deben de publicar en este medio.
Además, y si NO disponemos de un perfil de contratante legal, deberemos utilizar el boletín para anunciar la adjudicación provisional de los contratos (art. 135.3º) y computar desde la aparición del anuncio el plazo de 15 días hábiles para elevar la adjudicación a definitiva (art. 135.4º), acuerdo que también se deberá publicar en el boletín (art. 138.2º).
3. Fax.
Todas las incidencias y documentos que tengan efectos jurídicos que requieran de su comunicación, tanto durante la licitación como en la ejecución del contrato, se realizarán mediante fax.
4. Tablón de anuncios de la organización.
Según el art. 144.1º, la apertura de las proposiciones económicas será en sesión pública debiéndose anunciar a los licitadores el día y la hora en que se celebrará la sesión. Siendo muy aventurado fijar la fecha en el pliego y en el anuncio, una vía, no estando disponible el perfil de contratante, es hacerlo en el tablón de anuncios de la organización.
5. Correo certificado con acuse de recibo.
Entre otros, se pueden destacar los siguiente acuerdos que deben ser notificados a los licitadores:
  1. La adjudicación provisional (art. 135.3º) y definitiva (art. 137.1º) del contrato.
  2. Las invitaciones a los procedimientos negociados sin publicidad (art 162).
En estos casos, hay que asegurarse de cumplir los requisitos legalmente establecidos para las notificaciones (art. 58 y 59 Ley 30/1992), debiendo notificarse los acuerdos a los interesados mediante correo certificado con acuse de recibo.
Como en anteriores, finalizo la entrada con su dibujo,




4 comentarios:

Anónimo dijo...

Indicas en tu, como siempre, magnifico artículo que "transcurrido un mes desde que el acuerdo de adjudicación definitivo haya devenido firme, sin que la documentación haya sido formalmente solicitada, toda la información que sobre la licitación se haya almacenado en cualquier soporte o se haya reproducido por cualquier procedimiento se destruye".
Si se ha previsto en los pliegos no habrá ningún problema pero en caso contrario porque un mes y no otro plazo. ¿Existe regulación específica al respecto?.
Muchas gracias por vuestras estupendas aportaciones a este proceloso mundo de la contratación.

Guillermo dijo...

Desconozco si existe regulación específica. Sé que por Ley 30/92 habría que guardar los documentos presentados por los licitadores y así no volver a exigírselos, pero...
El plazo para interponer el recurso contencioso es de dos meses, durante ese plazo guardamos la documentación de todos los que han licitado por si se plantea un recurso. Si alguién necesita algún documento original, nos quedamos con una copia compulsada.
Vencido el plazo la adjudicación es firme, así que damos un mes de plazo para que todo el que quiera retire, a su costa, la documentación.
Podíamos haber dado un mes, 15 días, dos meses..., hemos pensado que un mes es un plazo adecuado.
Un saludo,

Anónimo dijo...

Me sumo al comentario anterior. El articulo es magnifico.

Tengo dudas sobre la misma cuestión.

La petición de información, en su caso, de los órganos de control para las auditorias no se extendería a la documentación aportada por los licitadores no adjudicatarios y que ya se ha destruido?

Gracias.

Felicidades por la web

Guillermo dijo...

Pues no había caído en que puede venir el tribunal de cuentas y pedirnos cuestas de lo hecho.
Supongo que en algún caso se podría guardar toda la documentación (especialmente todos aquellos contratos de gestión de servicios públicos que tanto gusta fiscalizar), pero por regla general nos quedaremos sólo con la del adjudicatario y eliminaremos todo aquello que no nos sirva una vez vencido el plazo otorgado para retirar la documentación.