Información del pliego de cláusulas administrativas.

Después de haberle dado unas vueltas a las que deberían ser las cláusulas que podrían incluirse en los nuevos pliegos administrativos, vimos que el siguiente paso en la adaptación a la Ley de Contratos del Sector Público (en adelante LCSP) sería:

1. Ver cómo distribuimos toda la información, porque determinada información debe ir en el pliego de cláusulas y el resto en otros documentos.

2. Una vez que sabemos la información que debe ir obligatoriamente en el pliego de cláusulas podemos optar por:

1. Incluir dicha información en un pliego de cláusulas administrativas generales o en pliegos de cláusulas administrativas particulares.
2. A su vez, podemos incluir toda la información en el pliego de cláusulas administrativas particulares o bien redactar un pliego modelo de cláusulas administrativas particulares y un cuadro de características del contrato.

En esta entrada veremos qué información debe ir en el pliego de cláusulas y cuál debería ir en otros documentos (generalmente el pliego de prescripciones técnicas).

1. Documentos troncales del expediente de contratación.
Recuerdo que en todos los expedientes de contratación hay dos documentos troncales:

1. Uno que describe técnicamente el bien o el servicio que la organización necesita para satisfacer la necesidad existente:

1. Normalmente y para los contratos de suministros y de servicios ese documento es el pliego de prescripciones técnicas, "documento que contiene las prescripciones técnicas particulares que hayan de regir la realización de la prestación y definen sus calidades", según el art. 100.1º.
2. En los contratos de obras ese papel lo desempeña el proyecto de las obras (art. 105).
3. En los contratos de concesión de obra pública, la definición técnica de la necesidad existente, en la medida en que es más compleja, se realiza en un estudio de viabilidad (art. 112), un anteproyecto de explotación y construcción de la obra (art. 113) y en un proyecto de obras (art. 114).
4. Si fuera un contrato de gestión de servicio público, la descripción técnica se llevaría a cabo en el Reglamento que establece el régimen jurídico del servicio público (art. 116) y el anteproyecto de obra y explotación (art. 117).
5. Por último, en un contratos de colaboración público privada, la evaluación previa (art. 118) y el programa funcional (art. 119) describirían técnicamente nuestra necesidad.

2. El segundo documento incluiría "los pactos y condiciones definidores de los derechos y obligaciones de las partes del contrato", y que es el pliego de cláusulas administrativas, según el art. 99.2º.

2. El pliego de cláusulas administrativas prevalece sobre el pliego de prescripciones técnicas.

Si bien estos son los dos documentos troncales del expediente de contratación, es el pliego de cláusulas administrativas el elemento esencial del contrato, ya que:

1. "El contrato se ajustará al contenido de los pliegos particulares, cuyas cláusulas se consideran parte integrante de los mismos", según el art. 99.3º o
2. Como dice el art. 193 "los contratos deberán cumplirse a tenor de sus cláusulas, sin perjuicio de las prerrogativas establecidas por la legislación en favor de las Administraciones Públicas".
3. Además, los derechos y obligaciones establecidos en el pliego de cláusulas son la ley del contrato "no pudiendo incluirse en el documento contractual estipulaciones que establezcan derechos y obligaciones para las partes distintos de los previstos en los pliegos", según el art. 26.2º.

3. Hay que declarar expresamente la prevalencia del pliego de cláusulas sobre la de cualquier otro documento contractual.

Sabemos que el pliego de cláusulas administrativas particulares es el elemento clave del contrato, no obstante, y dado que este documento es complementado por aquellos que describen técnicamente lo que se quiere (con carácter general, pliego de prescripciones técnicas) es preciso determinar un orden de preferencia de los distintos documentos contractuales para el caso de que existan contradicciones entre los mismos.

Aunque la LCSP en su art. 192 ha establecido que "los efectos de los contratos administrativos se regirán por los pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas, generales y particulares", no hay una declaración legal expresa de la prevalencia del pliego de cláusulas administrativas frente a otros documentos contractuales, ya que, el art. 26.1º e) es contenido mínimo del contrato "la enumeración de los documentos que integran el contrato. Si así se expresa en el contrato, esta enumeración podrá estar jerarquizada, ordenándose según el orden de prioridad acordado por las partes, en cuyo supuesto, y salvo caso de error manifiesto, el orden pactado se utilizará para determinar la prevalencia respectiva, en caso de que existan contradicciones entre diversos documentos".

4. Quién elabora el pliego de cláusulas administrativas particulares.

Según el art. 67.2º del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (en adelante RD 1098/2001), "los pliegos de cláusulas administrativas particulares serán redactados por el servicio competente" y dado el carácter jurídico que tiene el documento debería ser redactado por el órgano especialista en las compras (si lo hubiere) o persona con conocimientos jurídicos.

Por otro lado, la persona competente del servicio que promueva la contratación (Vías y Obras, Urbanismo, Deportes, Servicios Sociales, Informática....), es la que debe describir la necesidad y las características (art. 73.2º RD 1098/2001) y plasmarlo en el pliego de prescripciones técnicas.

5. Contenido de los pliegos de cláusulas administrativas.

En la medida en que el pliego de cláusulas administrativas es el documento clave del expediente y debe prevalecer, en caso de conflicto, sobre cualquier otro documento contractual hay que intentar que en este documento se incluya toda la documentación que corresponde (todavía recuerdo un problema que hubo porque se incluyó un criterio de solvencia en el pliego de prescripciones técnicas que, a su vez ,chocaba contra lo establecido en el pliego de cláusulas administrativas).

¿Y cuál sería la información que hay que incluir en el pliego de cláusulas?.

Según el art. 99.2º, el contenido del pliego de cláusulas será:

1. Los pactos y condiciones definidores de los derechos y obligaciones de las partes del contrato y,
2. Demás menciones requeridas por la LCSP y
3. Demás menciones requeridas por sus normas de desarrollo.

Sobre lo que ha establecido la LCSP y se debería incluir en los pliegos de cláusulas se ha tratado en diversas y anteriores entradas, pudiendo verse un pequeña recapitulación aquí.

Además contamos con el art. 67 del RD 1098/2001, en el cual se describe de una forma pormenorizada qué debería incluirse en el pliego de cláusulas administrativas.

Partiendo de que considero vigente lo previsto en el mismo (con las oportunas adaptaciones), y teniendo presente la estructura general que se estableció para elaborar los pliego de cláusulas, podría decirse que en cada una de las partes del pliego se debería ir la siguiente información:

Toda esta información se debería de completar con lo que ha establecido la LCSP.

El legislador es caprichoso. Además de exigirnos manejar un montón de información ha querido que coloquemos la información en su correspondiente documento y claro, si sólo interviniera una sola persona pues..., pero cómo en el proceso de compras intervienen bastantes personas y es una la que conoce y establece en sus documentos determinada información (como el plazo, los criterios de valoración de las ofertas o las condiciones de recepción) y otra persona la que debe recoger esa información y copiarla en su documento (el pliego de cláusulas administrativas), antes o después, el error y la discrepancia está garantizada.

Para hilar fino, para minimizar esos errores y afinar nuestra precisión es necesario organizar y coordinar a las personas que intervienen en el proceso, principalmente el servicio interesado en el contrato y el órgano especialista en compras, para que la información que el primero conoce se plasme con precisión y sin errores en el documento que hará el segundo (el pliego de cláusulas), documento ley del contrato entre las partes y que prevalecerá, en caso de duda, sobre cualquier otro documento contractual.

Y ¿cómo se coordinan y se organizan a las diferentes partes y se consigue afinar el proceso y reducir los errores?. Pues con un buen workflow.

Y ¿qué es un workflow?. En nuestra jerga administrativa-española: un gestor de expedientes. ¿Y qué es un gestor de expedientes?, pues es otra larga e interesante historia de la que hay muchos capítulos por escribir.